Wir freuen uns, dass Du die Webseite von Quartillion besuchst und Interesse an unseren Studentenwohnungen hast. Datenschutz und Datensicherheit nehmen bei uns einen besonders hohen Stellenwert ein. Hierzu zählt selbstverständlich auch der Schutz Deiner persönlichen Daten.

Mit dieser Datenschutzerklärung möchten wir Dich darüber informieren, welche Daten beim Besuch der Webseite verarbeitet werden. Deine personenbezogenen Daten werden bei uns streng vertraulich behandelt. Quartillion hält sich bei der Verarbeitung Deiner Daten an die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen.

Verarbeitung von Daten

Welche Daten verarbeitet werden, ist davon abhängig, welche Angebote unserer Internetseiten genutzt werden:

Besuch der Webseiten & Cookies

Die Nutzung der Quartillion-Webseite ist ohne Angabe von persönlichen Daten möglich. Dein Internet-Browser übermittelt beim Zugriff auf unsere Webseite aus technischen Gründen automatisch Daten an unseren Webserver. Es handelt sich dabei unter anderem um Datum und Uhrzeit des Zugriffs, URL der verweisenden Webseite, abgerufene Datei, Menge der gesendeten Daten, Browsertyp und -version, Betriebssystem sowie Deine IP-Adresse.

Hierfür werden sogenannte Cookies verwendet. Ein Cookie bezeichnet Informationen, die ein Webserver zu einem Browser sendet, die der Browser wiederum bei späteren Zugriffen auf denselben Webserver zurücksendet (so genannter "Browser- oder Session-Cookie"). Mithilfe von Cookies ist es möglich, Information zwischen Webseiten-Aufrufen zu speichern und sie erlauben es einem Webseitenserver, den Browser des Besuchers und damit den Besucher selbst wiederzuerkennen bzw. über eine Sitzung hinweg erkannt zu bleiben.

Die meisten von uns verwendeten Cookies sind so genannte "Session-Cookies". Sie werden nach Ende Deines Besuchs automatisch gelöscht. Auch werden diese Daten getrennt von anderen Daten, die im Rahmen der Nutzung unserer Webseite eingegeben werden, gespeichert. Eine Zuordnung dieser Daten zu einer bestimmten Person ist uns nicht möglich.

Ein Cookie kann nur Informationen enthalten, die der Webseiten-Anbieter selbst an den Benutzer sendet; private Daten des Benutzers lassen sich damit nicht auslesen. Bitte beachte auch, dass Cookies nur vom Erzeuger der Cookies, d.h. von uns, wieder abgerufen werden können.

Kann ich die Verwendung von Cookies unterbinden?

Je nach verwendetem Browser kannst Du das Setzen von Cookies unterbinden. Hierzu müssen lediglich die Einstellungen des Browsers angepasst werden. Das Verfahren hierzu ist von Browser zu Browser unterschiedlich. Ebenfalls können, wiederum in Abhängigkeit des Browsers, Einstellungen vorgenommen werden zur Löschung aller Cookies nach Beenden des Browsers.

Kontaktformular

Im Rahmen einer Kontaktaufnahme (Kontaktformular) werden Deine Daten zum Zwecke der Bearbeitung gespeichert und verwendet. Hierfür sind nur die zur Bearbeitung notwendigen Eingaben als Pflichtfelder deklariert (Name, Vorname, E-Mail-Adresse, Anliegen, Mitteilungstext), weitere Angaben sind freiwillig. Deine Daten werden für die Dauer der Bearbeitung gespeichert und nach Zweckerfüllung gelöscht, unter Berücksichtigung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.

Bewerbung & Miete

Im Falle einer Wohnungsanfrage (Button „Bewerben“) ist die Angabe von personenbezogenen Daten notwendig, um das Mietinteresse bearbeiten zu können. Hierunter zählen u.a. Name, Adresse, E-Mail-Adresse und Studentenstatus. Des Weiteren sind zur Bearbeitung Deines Mietinteresses Angaben erforderlich wie eine Selbstauskunft (notwendige Mieterdaten), ein Einkommensnachweis und Deine Immatrikulationsbescheinigung. Spätestens zu Mietbeginn erfolgt eine Verifizierung Deiner Daten mittels eines amtlichen Lichtbildausweises. Ferner ist der Nachweis einer Haftpflichtversicherung notwendig. Du hast die Möglichkeit, die Dokumente per Upload zu übermitteln oder sie uns per Post zu senden. Die Speicherung der Dokumente erfolgt nur so lange, wie es für die Bewerbung oder die Abwicklung des Mietverhältnisses notwendig ist unter Berücksichtigung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Nach erfolgter Bewerbung erhältst Du eine E-Mail mit einem Verifizierungslink – erst anschließend ist Deine Bewerbung auch aktiviert. Mittels Deiner E-Mail kannst Du einen Zugang auf das Bewerberportal anfordern. Das Bewerberportal ist nicht für die Bearbeitung der Bewerbung notwendig und dient lediglich zum Upload weiterer Dokumente.

Deine Bewerbung wird über einen Zeitraum von drei Monaten gespeichert und anschließend automatisiert gelöscht. Sofern Du aktiv einwilligst (opt-in) wird Deine Bewerbung über einen Zeitraum von bis zu sechs Monaten gespeichert.

Ist ein Mietvertrag zustanden gekommen, kannst Du über das Mieterportal verschiedene Tätigkeiten abwickeln. Dienste wie z.B. die Nutzung des Schwarzen Bretts erfordern unter Umständen (z.B. Mitfahrgelegenheiten) die Eingabe von personenbezogenen Daten, die Entscheidung hierzu liegt immer beim Nutzer. Im Falle von Raumbuchungen wird im Mieterportal Dein Name mit „Vorname N.“ angezeigt. Deine Mieter-ID ist, für den Nachvollzug bei Schäden während der Raumnutzung, dem Objektverwalter (siehe unten, Weitergabe an Dritte) bekannt. Nutzung von Google Analytics.

Nutzung der myRENZbox Paketkastenanlage

Datenschutz bei der Nutzung der myRENZbox Paketkastenanlage

Die nachfolgenden Ausführungen stellen ergänzende Datenschutzinformationen für den Fall dar, dass Du dich für die Nutzung der myRENZbox Paketkastenanlage (PKA) im Quartillion entschieden hast.

Allgemeine Angaben z. B. zum Verantwortlichen, dem Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde und dem Datenschutzbeauftragten haben weiterhin Bestand.

Du hast die Möglichkeit über die PKA Pakete zu empfangen, wenn Du nicht zu Hause bist. Hierfür schließt Du mit uns als Betreiber eine Nutzungsvereinbarung ab, die Verwaltung übernimmt unser Verwalter OMEGA Immobilien Management GmbH (nachfolgend „Vertreter“). Zur Anlage im Online-Verwaltungsportal der PKA sind Dein Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse notwendig. In weiteren Schritten musst Du Deine Daten (zusätzlich: Deine Mobilfunknummer) an Paketdienstleister weitergeben und Abstellgenehmigungen erteilen.

Das Online-Verwaltungsportal der PKA wird über Erwin Renz Metallwarenfabrik GmbH & Co KG (nachfolgend „RENZ") betrieben. RENZ verarbeitet im Rahmen dieser Tätigkeiten personenbezogene Daten im Auftrag und für die Zwecke der Trei Real Estate Köln-Ehrenfeld GmbH, für die Nutzung der PKA.

RENZ sowie der Vertreter des Betreibers fungieren in diesem Verhältnis als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 4. Nr. 8 DSGVO.

1)    Welche Daten werden verarbeitet?

a)    Benutzerkonto im myRENZ-Portal
Für die Nutzung der PKA ist ein Benutzerkonto im myRENZ-Portal notwendig.

Für die Anlage in der Benutzerverwaltung werden Dein Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse benötigt. Nachdem Deine Daten übermittelt wurden, erhältst Du Deine Zugangsdaten zum myRENZ-Portal. Nach dem ersten Login mit Deinem Anmeldenamen und Passwort, musst Du die Nutzungsvereinbarung mit uns als Betreiber akzeptieren.

Im myRENZ-Portal kann unter dem Register „Zugangsdaten“ das Passwort geändert werden. In diesem Register muss unter Festnetz-Telefon eine Nummer einpflegt werden, dies funktioniert ebenfalls mit einer Mobilfunknummer, welche z. B. für SMS-Benachrichtigungen genutzt wird. Hier kannst Du auch die Nutzungsvereinbarung und die Datenschutzerklärung einsehen.

Pflichtfelder im Register „Benutzerdaten“ sind unter „Nutzerdaten“ die Felder Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und Festnetz-Telefonnummer (bzw. Mobilfunknummer). Freiwillig können bspw. die Felder Anrede oder Komfortzone (Paketfächer auf einer barrierefreien Ebene) gepflegt werden, diese Daten können von Dir jederzeit wieder gelöscht werden.

Um Pakete über DHL und Parcellock (dpd,gls und Hermes) zu empfangen, ist ein Benutzeraccount und die Erteilung einer Abstellgenehmigung bei diesen Anbietern notwendig. Die Einbindung erfolgt über das Register „Logistik“. Hier werden deine Wohnungsdaten, sofern Du diese angegeben hast, bei Aktivierung des Prozesses an den Logistikdienstleister übermittelt und bei Deaktivierung gelöscht.

Unter dem Register „Historie“ kannst Du die gesamte Historie Deiner Zustellungen bzw. Abholungen einsehen. Hier werden Informationen zum Paketdienstleister und zu den Öffnungsvorgängen des jeweiligen Paketfachs verarbeitet. Zu diesen Informationen gehören insbesondere Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Dauer der Öffnung des Fachs sowie die verwendete Zugriffsberechtigung.

b)    Verarbeitungsvorgänge durch den Betreiber bzw. Vertreter
Wir als Betreiber bzw. unser Verwalter verarbeitet die Daten für die (Fern-) Verwaltung der PKA, die Vergabe und Entzug von Zugangsberechtigungen für die Benutzer, den Status- und Funktionsübersicht der Anlage, die Service-Meldungen sowie die Aktivierung und Deaktivierung von Logistikprozessen

c)    Verarbeitungsvorgänge durch RENZ im Auftrag des Betreibers
RENZ verarbeitet die Daten im Auftrag des Betreibers zwecks Auswertungen über den Nutzungsgrad der Anlage, der Kästen sowie über die Anzahl der Zustellungen / Abholungen. Des Weiteren verarbeitet RENZ personenbezogenen Daten, die im Rahmen individueller Kommunikation (z. B. per E-Mail, Fax, oder über das bereitgestellte Online-Formular) mit RENZ über die angegebenen Kontaktmöglichkeiten zur Verfügung gestellt werden, zur Bearbeitung des geschilderten Anliegens. Für diese Daten ist RENZ Verantwortlicher.

d)    Anonyme Nutzungsstatistiken
Um die Services auch zukünftig an die Bedürfnisse der Nutzer anpassen zu können und um die problemlose Verwendung der PKA zu ermöglichen, können anonymisierte Nutzungsstatistiken erfasst werden.
Hierzu zählen Statistiken über die Ein- / Ausgehende Lieferungen nach Datum / Uhrzeit, Belegung Paketfach-Größe nach Dienstleister gesamt und Belegung Paketfach-Größe gesamt.

2)    Zweck und Rechtsgrundalge der Datenerhebung

Die Verarbeitung Deiner Daten erfolgt ausschließlich für die Nutzung der PKA.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist die Erfüllung des Vertrages bzw. Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), sowie die teilweise für die im Verwaltungsportal im Register „Benutzerdaten“ unter „Nutzerdaten“ optionalen Daten erteilte Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Einwilligung kann jederzeit durch Löschen der Daten für die Zukunft widerrufen werden.
Im Zusammenhang mit Punkt d) unter Ziffer 1) erfolgt eine etwaige Verarbeitung von personenbezogenen Daten aufgrund unseres berechtigten Interesses, den Nutzern der PKA einen problemlosen Betrieb bzw. Verwendung zu ermöglichen sowie die Wirtschaftlichkeit der Zurverfügungstellung der PKA prüfen zu können (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO).

3)    Wer bekommt Deine Daten?

Deine personenbezogenen Daten können an folgende Empfänger übermittelt werden:

  • Mitarbeiter des Betreibers oder dessen Vertreter der PKA
  • Mitarbeiter von RENZ im Falle der Administration, Wartung und Erweiterung unseres Portals
  • Logistikdienstleister und deren Mitarbeiter
  • Dienstleister für Service-Dienstleistungen, Softwareentwicklung, Helpdesk (Auftragsverarbeitung)

Es ist nicht beabsichtigt, Deine Daten an Empfänger in Länder außerhalb der Europäischen Union oder des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum, in denen ohne weiteres nicht von einem Datenschutzniveau ausgegangen werden kann, das dem in der Europäischen Union vergleichbar ist, zu übermitteln.

4)    Speicherfristen

Deine Daten werden 14 Tage nach Beendigung der Nutzungsvereinbarung bzw. Deinem Widerruf zur Vereinbarung gelöscht, sofern dem keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen und / oder eine längere Speicherung im Rahmen von Verjährungsvorschriften notwendig ist.

Die Nutzungsvereinbarung beginnt mit Zustimmung und läuft auf unbestimmt Zeit. Nach Beendigung des Mietverhältnisses endet diese Nutzungsvereinbarung automatisch oder kann von einer der beiden Parteien während des Mietverhältnisses jeweils mit einer Frist von 2 Wochen zum Monatsende gekündigt werden

5)    Deine Rechte bezüglich gespeicherter Daten

  1. Du hast das Recht auf unentgeltliche Auskunft darüber, welche personenbezogenen Daten wir von Dir verarbeiten sowie auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Datenverarbeitung und auf Datenübertragbarkeit. Zwecks Geltendmachung dieser Rechte oder Einholung zusätzlicher Informationen zu diesen, wenden Sie sich bitte per E-Mail an info.koeln@quartillion.de.
  2. Unsere Datenschutzerklärung und unsere diesbezügliche Verantwortung und Haftung erstrecken sich grundsätzlich nicht auf Webseiten von Drittanbietern, auf die wir verlinken oder auf die Sie weitergeleitet werden. In weiterer Folge sind wir auch nicht verantwortlich für Datenverarbeitungen, die in diesen Fällen von den Betreibern dieser Websites durchgeführt werden.

Nutzung von Google Analytics

Diese Website benutzt Google Analytics, einen Werbeanalysedienst der Google Inc. ("Google"). Google Analytics verwendet sogenannte "Cookies", d.h. Textdateien, die auf Deinem Computer gespeichert werden und die Analyse der Benutzung der Website durch Dich ermöglichen. Die durch das Cookie erzeugten Informationen über die Benutzung dieser Website werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Im Fall der Aktivierung der IP-Anonymisierung auf dieser Website wird Deine IP-Adresse von Google jedoch innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum zuvor gekürzt. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt. Im Auftrag des Betreibers dieser Website wird Google diese Information benutzten, um die Nutzung der Website auszuwerten, Reports über die Websiteaktivitäten zusammenzustellen und um weitere mit der Websitenutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen gegenüber dem Websitebetreiber zu erbringen. Die im Rahmen von Google Analytics von Deinem Browser übermittelte IP-Adresse wird nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt. Du kannst die Speicherung der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Deiner Browser-Software verhindern; wir weisen jedoch darauf hin, dass Du in diesem Fall ggf. nicht sämtliche Funktionen dieser Website vollumfänglich wirst nutzen können.

Verhinderung der Datenerfassung über Google Analytics

Du kannst darüber hinaus die Erfassung der durch das Cookie erzeugten und auf Deine Nutzung der Website bezogenen Daten (inkl. Deiner IP-Adresse) an Google sowie die Verarbeitung dieser Daten durch Google verhindern, indem Du das unter folgendem Link tools.google.com/dlpage/gaoptout verfügbare Browser-Plugin herunterlädst und installierst. Weitere Informationen findest Du unter tools.google.com/dlpage/gaoptout bzw. unter www.google.com/intl/de/analytics/privacyoverview.html. Wir weisen darauf hin, dass auf dieser Website Google Analytics um den Code "anonymizeIp" erweitert wurde, um eine anonymisierte Erfassung von IP-Adressen zu gewährleisten.

Nutzung von Google Ad Words

Für unser Online-Angebot nutzen wir den Google-Dienst „Google AdWords“ und in diesem Rahmen das sogenannte „Google Conversion-Tracking“. Mittels „Google Conversion Tracking“ wird ein Cookie für das Conversion-Tracking gesetzt, wenn Du auf eine AdWords-Anzeige klickst; entsprechende Cookies für das „Google Conversion-Tracking“ sind nur eine begrenzte Zeit gültig. Wenn Du bestimmte Seiten unseres Online-Angebots auswählst, können Google und wir auf Grundlage des vorgenannten Cookies erkennen, dass Du auf eine entsprechende Anzeige geklickt hast und auf unser Online-Angebot weitergeleitet wurdest. Mit den unter Einsatz der Cookies erfassten Informationen wird der Zweck verfolgt, sogenannte Conversion-Statistiken zu erstellen; insbesondere kann so die Gesamtanzahl der Nutzer nachvollzogen werden, die auf eine entsprechende Anzeige geklickt haben und zu einer mit einem Conversion-Tracking-Tag versehenen Seite weitergeleitet wurden. Die Conversion-Statistiken enthalten keine Informationen, mit denen sich Website-Nutzer persönlich identifizieren lassen.

Wenn Du nicht am Google-Conversion-Tracking teilnehmen möchtest, hast Du die Möglichkeit, dieser Nutzung zu widersprechen. Hierzu kannst Du einfach das entsprechende Cookie des Google Conversion-Trackings im Internet-Browser deaktivieren. In diesem Fall unterbleibt eine Erfassung in den Conversion-Tracking Statistiken. Unter der nachstehenden Website gibt ergänzende Informationen über die Datenschutzbestimmungen von Google: www.google.de/policies/privacy/ (siehe auch „Besuch der Webseiten & Cookies“).

Verwendung Deiner Daten und Weitergabe an Dritte

Deine Daten werden im Rahmen der Vertragsanbahnung (Mietinteresse) sowie im Falle eines erfolgten Mietvertragsabschlusses an unseren Partner OMEGA Immobilien Management GmbH, Köln, (Objektverwaltung), an unseren Internet-Kooperationspartner, an den Betreiber des Studentenwohnheims, die Trei Real Estate Köln-Ehrenfeld GmbH, Mülheim an der Ruhr, sowie weitere technische Dienstleister im Rahmen der Webseitenbetreuung weitergeleitet und dort verarbeitet. Mit sämtlichen Partnerunternehmen sind Verträge zur Einhaltung der Vertraulichkeit und der Wahrung der datenschutzrechtlichen Anforderungen geschlossen. Des Weiteren kann eine Weitergabe von Kontaktdaten (z.B. Telefonnummer) im Rahmen des Mieterverhältnisses an Dienstleister notwendig sein, z.B. zur Terminkoordination im Falle einer Reparatur oder Wartungstätigkeiten am Mietobjekt.

Dennoch kann es sein, dass die beteiligten Unternehmen gesetzlich oder per Gerichtsbeschluss dazu verpflichtet werden, Daten herauszugeben. In diesem Fall geben wir Deine Daten nur an auskunftsberechtigte staatliche Institutionen und Behörden und nur im erforderlichen Umfang weiter.

Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Deine Daten generell auf der Basis der folgenden Rechtsgrundlagen:

  • Einwilligung, z.B. Newsletter, Anfragen: Art 6 (1) lit. a DSGVO
  • vorvertragliche Maßnahmen, Durchführung eines Vertragsverhältnisses, z.B. Mietverhältnis: Art. 6 (1) lit. b DSGVO
  • rechtliche Pflichten, z.B. Aufbewahrungspflichten: Art. 6 (1) lit. c DSGVO
  • Werbung ohne Einwilligung, Tracking, Cookies, z.B. zur Verbesserung des Angebotes und aus technischen Gründen (berechtige Interessen): Art. 6 (1) lit. f DSGVO

Betroffenenrechte

Zu allen Fragen des Datenschutzes kannst Du Dich an uns oder direkt an unseren Datenschutzbeauftragten wenden. Du hast zudem als Betroffener die folgenden Rechte, welche Du gegenüber uns geltend machen kannst:

  • Auskunft über die Rechtsgrundlage der Verarbeitung
  • Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten
  • Berichtigung der Daten
  • Einschränkung der Verarbeitung
  • Löschung der Daten
  • Datenübertragbarkeit
  • Widerspruch gegen die Verarbeitung

Des Weiteren hast Du das Recht zur Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Düsseldorf.

Sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, hast Du das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Verantwortlicher

Trei Real Estate GmbH
- Quartillion -
Wissollstr. 5-43
45478 Mülheim an der Ruhr
+49 (0) 208 5806 6955
info@treirealestate.com

info@treirealestate.comNähere Angaben zum Verantwortlichen findest Du im Impressum.

Datenschutzbeauftragter

Tengelmann Audit GmbH
Wissollstr. 5-43
45478 Mülheim an der Ruhr
datenschutz@t-audit.de

Änderungsvorbehalt

Die Trei Real Estate GmbH als Betreiberin der Webseite behält sich das Recht vor, Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen zu verändern, soweit dies, etwa wegen der technischen Entwicklung, erforderlich wird. In diesen Fällen werden wir auch unsere Hinweise zum Datenschutz entsprechend anpassen. Bitte beachte daher die jeweils aktuelle Version unserer Datenschutzerklärung.


Stand Oktober 2019