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Cookie-Einstellungen

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, wie Deine personenbezogenen Daten verarbeitet werden, wenn Du die Website der Quartillion (nachfolgend „wir“, „uns“) besuchst. In den folgenden Abschnitten informieren wir Dich gemäß Art. 13 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bzw. Art. 14 DSGVO, soweit keine Direkterhebung erfolgt. Nachfolgend möchten wir Dir unter anderem erläutern, welche Daten wir zu welchen Zwecken verarbeiten und welche Rechte Dir diesbezüglich zustehen.

Diese Datenschutzerklärung richtet sich u.a. an Besucher unserer Website, Interessenten und Bewerber bezüglich unserer Studentenwohnungen oder aber auch an unsere bestehenden Mieter.

Unsere Datenschutzerklärung ist wie folgt aufgebaut:

1. Allgemeine Informationen

1.1 Verantwortliche Stelle und Datenschutzbeauftragter

Verantwortliche Stelle im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

Trei Real Estate Köln GmbH
- Quartillion -
Klaus-Bungert-Straße 5b
40468 Düsseldorf
Tel.: +49 (0) 211 54011-000
E-Mail: info@treirealestate.com

Weitere Informationen zum Verantwortlichen findest Du im Impressum dieser Webseite.

Solltest Du Fragen zum Datenschutz haben, kontaktiere gerne unseren externen Datenschutzbeauftragten:

Tengelmann Audit GmbH
- Datenschutzbeauftragter -
An der Pönt 45
40885 Ratingen
E-Mail: datenschutz@t-audit.de

1.2 Allgemeine Hinweise zu den Rechtsgrundlagen der Verarbeitung personenbezogener Daten

Eine Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt grundsätzlich nur, soweit dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist und/oder eine Einwilligung vorliegt. Die Verarbeitung kann grundsätzlich u.a. auf folgenden Rechtsgrundlagen erfolgen:

  • Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung der betroffenen Person)
  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung eines Vertragsverhältnisses mit der betroffenen Person, vorvertragliche Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person)
  • Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung)
  • Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO (Schutz lebenswichtiger Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person)
  • Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO (Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse oder in Ausübung öffentlicher Gewalt)
  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Wahrung eines berechtigten Interesses des Verantwortlichen oder eines Dritten, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen).

Soweit eine Einwilligung als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dient, kannst Du Deine Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen widerrufen. Der Widerruf wirkt grundsätzlich nur für die Zukunft. Das bedeutet, dass durch den Widerruf der Einwilligungserklärung die bisherige Verarbeitung bis zum Eingang des Widerrufs der Einwilligung nicht unzulässig wird.

Es ist für uns selbstverständlich einen lückenlosen Schutz Deiner personenbezogenen Daten auf dieser Internetseite sicherzustellen. Leider ist es bei elektronischen Datenübertragungen über das Internet – trotz aller durch uns ergriffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen – nie gänzlich ausgeschlossen, dass Sicherheitslücken auftreten können. Du hast daher jederzeit auch die Möglichkeit, uns Deine benötigten Daten auch telefonisch oder per Post mitzuteilen.

2. Rechte der betroffenen Personen

Soweit wir als verantwortliche Stelle personenbezogene Daten von Dir verarbeiten, hast Du im Hinblick auf die Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten folgende Rechte gegenüber uns, die Du jederzeit geltend machen kannst:

Auskunfts-, Löschungs- und Berichtigungsrecht

Du hast im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft (Art. 15 DSGVO) über Deine verarbeiteten personenbezogenen Daten sowie die weiteren Angaben gemäß Art. 15 Abs. 1 lit. a bis h DSGVO. Darüber hinaus hast Du gegebenenfalls ein Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) oder Löschung (Art. 17 DSGVO) dieser Daten. Das Recht auf Löschung kann in den Fällen des Art. 17 Abs. 3 DSGVO eingeschränkt sein (z.B. wenn die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind).

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Du hast das Recht, die Einschränkung (oder auch Sperrung) der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) Deiner personenbezogenen Daten zu verlangen. Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung besteht in den Fällen des Art. 18 Abs. 1 lit. a bis d DSGVO. Wurde die Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten eingeschränkt, dürfen diese Daten - abgesehen von ihrer Speicherung - nur mit Deiner Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Europäischen Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Du hast das Recht, die Dich betreffenden personenbezogenen Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen, sofern Du uns die Daten selbst bereitgestellt hast, wir diese Daten in einem automatisierten Verfahren verarbeiten und die Verarbeitung auf Deiner Einwilligung oder der Erfüllung eines Vertrags mit Dir beruht (Art. 20 DSGVO).

Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung

Soweit wir Deine personenbezogenen Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten (einschließlich eines etwaigen Profiling), hast Du das Recht, aus Gründen, die sich aus Deinen besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen (Art. 21 DSGVO). Wir werden Deine Daten dann nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten, es sei denn, unsere schutzwürdigen Interessen überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Die Erhebung von Daten zur Bereitstellung der Website und die Speicherung von Logfiles ist für den Betrieb der Website zwingend erforderlich. Unbeschadet dessen kannst Du der Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten für Zwecke der Direktwerbung jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

Recht auf Widerruf einer Einwilligung

Soweit eine Einwilligung als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dient, kann die Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen widerrufen werden (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Der Widerruf wirkt grundsätzlich nur für die Zukunft. Das bedeutet, dass durch den Widerruf der Einwilligungserklärung die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt wird.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Wenn Du der Ansicht bist, dass die Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt, steht Dir ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Deines gewöhnlichen Aufenthalts, Deines Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu (Art. 77 DSGVO). Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs.

Zur Geltendmachung Deiner Rechte uns gegenüber wende Dich bitte an die o. g. Kontaktdaten des Verantwortlichen.

Bei der Geltendmachung von Betroffenenrechten werden in diesem Zusammenhang auch personenbezogene Daten zur Beantwortung der Anfrage verarbeitet. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO bzw. auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der Umsetzung datenschutzrechtlicher Vorgaben zu den Rechten der Betroffenen.

 

3. Datenverarbeitung beim Besuch unserer Website & Cookies

Bei dem Besuch unserer Website kann sowohl eine Speicherung von Informationen (z.B. durch Cookies) in Deiner Endeinrichtung als auch ein Zugriff auf bereits gespeicherte Informationen erfolgen (z.B. IP-Adresse). In den Fällen, in denen diese technischen Vorgänge zur fehlerfreien und sicheren Bereitstellung der Dienste unserer Homepage erforderlich ist, erfolgt dies auf Grundlage des § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. In allen anderen Fällen auf Basis Deiner Einwilligung nach Art. 25 Abs. 1 TDDDG (die wir zeitgleich mit der Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO einholen). Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten bei sämtlichen Vorgängen richtet sich nach den einschlägigen datenschutzrechtlichen Vorgaben (insbesondere aus der DSGVO und dem BDSG):

Bei der rein informatorischen Nutzung der Quartillion Website, also wenn Du Dich nicht registrierst oder uns anderweitig Informationen übermittelst, werden von Deinem Internet-Browser beim Zugriff auf unsere Webseite aus technisch notwendigen Gründen automatisch Daten an unseren Webserver übermittelt. Es handelt sich dabei unter anderem um Datum und Uhrzeit des Zugriffs, URL der verweisenden Webseite, abgerufene Datei, Menge der gesendeten Daten, Browsertyp und -version, Betriebssystem sowie Deine IP-Adresse.

Die Zwecke der Verarbeitung der zuvor beschriebenen personenbezogenen Daten liegen darin, die Website an Deinen Rechner/Browser auszuliefern, die Funktionsfähigkeit der Seite sicherzustellen sowie für den jeweiligen Nutzer zu optimieren und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. Ohne die Verarbeitungen wäre die gewünschte Zurverfügungstellung der Homepage technisch nicht möglich. In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse an der Verarbeitung personenbezogener Daten nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Norm stellt zugleich die Rechtsgrundlage der Verarbeitungen dar. Die Daten werden in sogenannten Logfiles auf unseren Servern gespeichert und gelöscht, sobald die beschriebenen Zwecke erfüllt sind und sofern keine Rechtsvorschriften dem entgegenstehen. Im Falle der Speicherung der Daten in Logfiles ist dies in der Regel nach spätestens sieben Tagen der Fall.

Es können beim Besuch der Website zudem sogenannte Cookies verwendet werden. Ein Cookie bezeichnet Informationen, die ein Webserver zu einem Browser sendet, die der Browser wiederum bei späteren Zugriffen auf denselben Webserver zurücksendet (so genannter "Browser- oder Session-Cookie"). Mithilfe von Cookies ist es möglich, Information zwischen Webseiten-Aufrufen zu speichern und sie erlauben es einem Webseitenserver, den Browser des Besuchers und damit den Besucher selbst wiederzuerkennen bzw. über eine Sitzung hinweg erkannt zu bleiben, um so das Angebot unserer Website für die Besucher technisch fehlerfrei und nutzerfreundlich zu gestalten. In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die meisten von uns verwendeten Cookies sind so genannte "Session-Cookies". Sie werden nach Ende Deines Besuchs automatisch gelöscht. Auch werden diese Daten getrennt von anderen Daten, die im Rahmen der Nutzung unserer Webseite eingegeben werden, gespeichert. Eine Zuordnung dieser Daten zu einer bestimmten Person ist uns nicht möglich.

Darüber hinaus werden optionale Cookies durch unsere Seite der nachfolgend beschriebenen Dienstleister verwendet, die nur auf Grundlage Deiner Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO gesetzt werden.

Um Deine Einwilligung zur Speicherung bestimmter Cookies auf Deinem Endgerät oder zum Einsatz bestimmter Technologien einzuholen und diese datenschutzkonform zu dokumentieren, nutzen wir das Consent-Management-Tool „Cookiebot“. Anbieter dieser Technologie ist Usercentrics A/S aus Kopenhagen in Dänemark.

Das Einholen der Einwilligung und das damit verbundene Setzen von Cookies sowie die Verarbeitung der entsprechenden personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der wir unterliegen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO). Die rechtlich zulässige Funktionsfähigkeit der Website ist ohne diese Verarbeitung nicht gewährleistet. Dafür können folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden: Deine IP-Adresse, Zustimmungsstatus und Werte (Datum und Uhrzeit der Zustimmung, Einwilligungs-ID), Geolokalisierung, Sprache, Refferer-URL.

Deine Auswahl wird 2 Monate lang gespeichert, danach öffnet sich der Einwilligungsbanner automatisch erneut, um Deine Einwilligung zu erneuern.

Du kannst jederzeit Deine Einwilligung durch Klicken auf den jeweiligen nachfolgenden Link ändern oder widerrufen.

3.1 Nutzung von Google Analytics

Diese Website benutzt Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google LLC, Kalifornien, USA, soweit Du dem zugestimmt hast. Für Nutzer aus der Europäischen Union (EU)/dem Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) erfolgt die Datenverarbeitung durch Google Ireland Limited, Irland („Google“).

Google Analytics verwendet Cookies, die eine Analyse der Benutzung der Website durch Dich ermöglichen. Die mittels der Cookies erhobenen Informationen über Deine Benutzung dieser Website werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert.

Bei Google Analytics haben wir die Anonymisierung von IP-Adressen standardmäßig aktiviert. Aufgrund der IP-Anonymisierung wird Deine IP-Adresse von Google innerhalb von Mitgliedstaaten der EU oder in anderen Vertragsstaaten des EWR gekürzt. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt.

Während Deines Website-Besuchs wird Dein Nutzerverhalten in Form von „Ereignissen“ erfasst. Ereignisse können u.a. sein:

  • Seitenaufrufe
  • Erstmaliger Besuch der Website
  • Start der Sitzung
  • Dein „Klickpfad“, Interaktion mit der Website
  • Scrolls
  • Klicks auf externe Links
  • interne Suchanfragen
  • Interaktion mit Videos
  • Dateidownloads
  • gesehene/geklickte Anzeigen
  • Spracheinstellung.

Außerdem wird erfasst:

  • Dein ungefährer Standort (Region)
  • Deine IP-Adresse (in gekürzter Form)
  • technische Informationen zu Deinem Browser und den von Dir genutzten Endgeräten (z.B. Spracheinstellung, Bildschirmauflösung)
  • Dein Internet-Provider
  • die Referrer-URL (die Webseite, von der aus Du uns besuchst bzw. die Werbung, die Du bei uns schaltest).

In unserem Auftrag wird Google diese Informationen benutzen, um Deine Nutzung der Website auszuwerten, um Reports über die Websiteaktivitäten für uns zusammenzustellen und um weitere mit der Websitenutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen zu erbringen. Die von Google Analytics zur Verfügung gestellten Reports dienen dazu, die Performance unserer Website und den Erfolg unserer Marketingkampagnen zu analysieren.

Die Daten werden innerhalb des Google-Konzerns weitergegeben, so dass die Datenverarbeitung im Wesentlichen durch Google LLC in den USA erfolgt.

Die USA werden datenschutzrechtlich grundsätzlich als sogenannter Drittstaat eingestuft, in dem bisher im Vergleich zur Europäischen Union abweichende gesetzliche Datenschutzbestimmungen gelten und daher das gesetzlich geforderte Datenschutzniveau unter dem der Europäischen Union liegen kann. Für die USA besteht jedoch ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission zum EU-U.S. Data Privacy Framework, sofern die jeweiligen Unternehmen entsprechend zertifiziert sind. Die US-amerikanische Muttergesellschaft von Google hat sich entsprechend zertifizieren lassen. Soweit Daten außerhalb der EU/des EWR verarbeitet werden und kein dem europäischen Standard entsprechendes Datenschutzniveau besteht, verwendet Google zur Herstellung eines angemessenen Datenschutzniveaus unter anderem auch EU-Standardvertragsklauseln.

Die von uns gesendeten und mit Cookies verknüpften Daten werden nach 2 Monaten automatisch gelöscht. Die Löschung von Daten, deren Aufbewahrungsdauer erreicht ist, erfolgt automatisch einmal im Monat.

Rechtsgrundlage für die beschriebene Verarbeitung personenbezogener Daten ist Deine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Du kannst Deine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Du die Cookie-Einstellungen weiter oben in dieser Erklärung aufrufen und dort Deine Auswahl änderst. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt. Neben der Nicht-Erteilung der Einwilligung kannst Du die Speicherung von Cookies auch von vornherein durch eine entsprechende Einstellung Deiner Browser-Software verhinderst. Wenn Du Deinen Browser so konfigurierst, dass alle Cookies abgelehnt werden, kann es jedoch zu Einschränkung von Funktionalitäten auf dieser und anderen Websites kommen.

Nähere Informationen zu Nutzungsbedingungen von Google Analytics und zum Datenschutz bei Google findest Du unter folgenden externen Links:

marketingplatform.google.com/about/analytics/terms/de/ und policies.google.com.

3.2 Nutzung von Google Maps

Auf dieser Website nutzen wir das Angebot von Google Maps. Anbieter ist die Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA. Dadurch können wir Dir interaktive Karten direkt in der Webseite anzeigen und ermöglichen Dir die komfortable Nutzung der Karten-Funktion. Die Einbindung erfolgt über eine Java Script API. Bei der Nutzung von Google Maps können weitere Dienste von Google, wie z.B. Google Fonts, aktiviert sein, mit denen Google eine optimale Darstellung und Funktion seines Kartendienstes gewährleisten möchte.

Die Nutzung von Google Maps und somit die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Google Maps ist erst möglich, wenn Du hierfür Deine Einwilligung über die Cookie-Einstellungen auf dieser Seite erteilt hast (Kategorie „Marketing“). Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist demnach Deine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Du kannst die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft an gleicher Stelle über die Cookie-Einstellungen widerrufen.

Durch die Nutzung von Google Maps erhält Google Informationen, dass die entsprechende (Unter-) Seite unserer Webseite aufgerufen wurde sowie die dazugehörige IP Adresse. Dies erfolgt unabhängig davon, ob Google ein Nutzerkonto bereitstellt, über das Du eingeloggt bist, oder ob keine Nutzerkonto besteht. Wenn Du bei Google eingeloggt bist, werden Deine Daten (wahrscheinlich) direkt Deinem Konto zugeordnet. Wenn Du die Zuordnung in Deinem Profil bei Google nicht wünschst, musst Du Dich vor Aktivierung des Buttons bei Google ausloggen. Google speichert Deine Daten als Nutzungsprofile und nutzt sie für Zwecke der Werbung, Marktforschung und/oder bedarfsgerechter Gestaltung seiner Websites. Eine solche Auswertung erfolgt insbesondere (selbst für nicht eingeloggte Nutzer) zur Erbringung bedarfsgerechter Werbung. Dir steht ein Widerspruchsrecht zu gegen die Bildung dieser Nutzerprofile, wobei Du Dich zur Ausübung dessen an Google richten müsstest.

Die genannten personenbezogenen Daten werden bei der Nutzung von Google Maps in die USA übermittelt. Die USA werden datenschutzrechtlich grundsätzlich als sogenannter Drittstaat eingestuft, in dem bisher im Vergleich zur Europäischen Union abweichende gesetzliche Datenschutzbestimmungen gelten und daher das gesetzlich geforderte Datenschutzniveau unter dem der Europäischen Union liegen kann. Für die USA besteht jedoch ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission zum EU-U.S. Data Privacy Framework, sofern die jeweiligen Unternehmen entsprechend zertifiziert sind. Die US-amerikanische Muttergesellschaft von Google hat sich entsprechend zertifizieren lassen. Soweit Daten außerhalb der EU/des EWR verarbeitet werden und kein dem europäischen Standard entsprechendes Datenschutzniveau besteht, verwendet Google zur Herstellung eines angemessenen Datenschutzniveaus unter anderem auch EU-Standardvertragsklauseln.

Weitere Informationen zu Zweck und Umfang der Datenerhebung und ihrer Verarbeitung durch den Anbieter von Google Maps erhalten Sie in den Datenschutzerklärungen des Anbieters. Dort erhalten Sie auch weitere Informationen zu Ihren diesbezüglichen Rechten und Einstellungsmöglichkeiten zum Schutze Ihrer Privatsphäre (externer Link): www.google.com/policies/privacy.

4. Interessenten / Bewerber / Mieter

Neben den weiter oben befindlichen allgemeinen und grundsätzlichen Angaben findest Du nachfolgend weitere Informationen zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Rahmen einer Interessensbekundung oder Bewerbung für ein Apartment.

4.2 Interessent / Besichtigungstermin

Im Rahmen einer Kontaktaufnahme als Interessent (Buchung Besichtigungstermin) werden Deine Daten zum Zwecke der Bearbeitung gespeichert und verwendet, damit wir mit Dir einen Besichtigungstermin vereinbaren oder mit Dir in Kontakt treten können. Hierfür Fragen wir lediglich die zur Bearbeitung zwingend notwendigen Daten von Dir ab.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der erforderlichen Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen zur Anmietung) sowie unser berechtigtes Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, mit Dir in Kontakt treten zu können und die Besichtigungstermine effizient zu koordinieren. Soweit Du darüber hinausgehende Angaben machst, handelt es sich um freiwillige Informationen, die wir nicht explizit angefragt haben.

Im Rahmen der Terminanfrage verwenden wir das sogenannte „Double-Opt-In-Verfahren“. Nachdem Du die Eingabemasken ausgefüllt hast, erhältst Du von uns eine E-Mail mit einem Link zur Bestätigung Deiner E-Mail-Adresse. Erst wenn Du diesen Link anklickst, erhalten unsere Mitarbeiter die Daten zur Bearbeitung. Wenn Du unseren Bestätigungslink nicht innerhalb von 7 Tagen angeklickt hast, werden alle Deine Eingaben gelöscht und die Anfrage kann nicht bearbeitet werden.

4.3 Bewerber für ein Mietverhältnis

Im Falle einer konkreten Bewerbung auf die Anmietung einer bestimmten Appartementanlage (Button „Bewerber“), ist die Angabe von bestimmten personenbezogenen Daten notwendig, um das Mietinteresse bearbeiten zu können. Hierunter zählen u.a. allgemeine Angaben zur Person und den Kontaktdaten, wie z.B. Name, Adresse oder E-Mail-Adresse. Des Weiteren sind zur Bearbeitung Deines konkreten Mietinteresses weitere Angaben erforderlich, die Du uns über eine Selbstauskunft sowie die entsprechenden Nachweise zur Verfügung stellen kannst. Du hast die Möglichkeit, die Dokumente per Upload zu übermitteln oder sie uns per Post zu senden.

Wir verarbeiten Deine Daten zum Zwecke der Bearbeitung Deiner Anfrage und des Abschlusses eines Mietvertrages. Weitere Zwecke sind die Prüfung Deiner Bonität und die Prüfung, ob die örtlichen Gegebenheiten die voraussichtliche Nutzung adäquat ermöglichen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten zu den vorgenannten Zwecken ist die Durchführung des Mietvertrages bzw. vorvertraglicher Maßnahmen nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, das Risiko von Zahlungsausfällen bei Mietern durch eine adäquate Bewerberauswahl zu vermindern und die bestmögliche Nutzung des Apartments sicherzustellen. Wenn Du bei den Eingaben darüber hinausgehende Angaben machst, dann geschieht dies auf freiwilliger Basis durch Dich.

Im Rahmen der Bewerbung verwenden wir das sogenannte „Double-Opt-in-Verfahren“, sofern Deine E-Mail-Adresse nicht schon zuvor verifiziert wurde. Sobald Du die Eingabemasken befüllt hast, erhältst Du von uns eine E-Mail, um mit einem Link Deine E-Mail-Adresse zu bestätigen. Erst wenn Du diesen Link angeklickt hast, werden Deine Daten an uns zur Bearbeitung weitergeleitet. Wenn Du unseren Bestätigungslink nicht innerhalb von 7 Tagen angeklickt hast, werden all Deine Eingaben gelöscht und die Anfrage kann nicht bearbeitet werden. Du hast im Nachgang die Möglichkeit einen Benutzeraccount anzulegen. Durch diesen ist es Dir eigenständig möglich, die hochgeladenen Dokumente zu bearbeiten oder alle Unterlagen sowie den Account zu löschen.

Spätestens zu Mietbeginn erfolgt eine Verifizierung Deiner Daten mittels Vorlage eines amtlichen Lichtbildausweises.

4.4 Interessenten-/Bewerberportal

Sobald Deine Terminanfrage oder Bewerbung aktiviert wurde, kannst Du einen Zugang für das Nutzerportal anfordern. Das Portal ist nicht für die Bearbeitung Deiner Anfrage notwendig. Wenn Du Dich entscheidest, für die Durchführung der vorvertraglichen Maßnahmen (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) die Funktionalitäten des Portals zu benutzen, ist es Dir hierdurch möglich, die hochgeladenen Dokumente oder den Besichtigungstermin eigenständig zu bearbeiten sowie alle Unterlagen inkl. den Account zu löschen.

Deine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO stellt die Rechtsgrundlage für die Erstellung des Accounts im Nutzerportal dar. Die Einwilligung kannst Du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Du im Portal den Account löschst.

4.5. Datenschutzinformation für (Unter-)Mieter

Die für ein Mietverhältnis aktuell gültige Datenschutzinformation (inklusive Mieterportal und Unter-Mieter) kann hier abgerufen werden:  Datenschutzinformation für (Unter-)Mieter und das Mieterportal

5. Kontaktformular

Im Rahmen einer Kontaktaufnahme (Kontaktformular) werden Deine Daten zum Zwecke der Bearbeitung gespeichert und verwendet. Dabei sind nur die für die Bearbeitung notwendigen Angaben als Pflichtfelder deklariert (Name, Vorname, E-Mail-Adresse, Anliegen, Nachrichtentext), weitere Angaben sind freiwillig. Deine Daten werden für die Dauer der Bearbeitung gespeichert und nach Zweckerfüllung unter Berücksichtigung etwaiger gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gelöscht.

Dient die Kontaktaufnahme der vorvertraglichen Anbahnung oder Erfüllung eines Vertrages, ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Darüber hinaus kann auch Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage herangezogen werden:

Die von Ihnen eingegebenen personenbezogenen Daten werden ausschließlich dazu verwendet, um mit Ihnen in Kontakt zu treten bzw. Ihr Anliegen adäquat zu bearbeiten. Somit haben wir auch das erforderliche berechtigte Interesse an der Verarbeitung.

6. Weitergabe an Dritte

Deine Daten können im Rahmen des Besuchs der Internetseite sowie im Rahmen des Interessente-/Bewerbungsprozesses durch verbundene Unternehmen sowie durch externe Dienstleister verarbeitet werden. Dies können beispielsweise IT-Dienstleister, Objektverwalter (insbesondere die Savills Property Management Deutschland GmbH) oder sonstige Serviceunternehmen sein. Externe Dritte können hierbei datenschutzrechtlich entweder als Auftragsverarbeiter nach Art. 4 Nr. 8 DSGVO oder als eigene Verantwortliche Stelle nach Art. 4. Nr. 7 DSGVO gelten. Die Auswahl und Inanspruchnahme externer Dienstleister erfolgen unter Berücksichtigung interner datenschutzrechtlicher Mindeststandards und den entsprechenden gesetzlichen Anforderungen (z.B. der Abschluss entsprechender Verträge nach Art. 28 DSGVO für Auftragsverarbeiter).

7. Datenschutz bei der Nutzung der myRENZbox Paketkastenanlage

Die nachfolgenden Ausführungen stellen ergänzende Datenschutzinformationen für den Fall dar, dass Du Dich für die Nutzung der myRENZbox Paketkastenanlage (PKA) im Quartillion entschieden hast.

Allgemeine Angaben z. B. zum Verantwortlichen, dem Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde, Deinen Betroffenenrechten und dem Datenschutzbeauftragten haben weiterhin Bestand.

Du hast die Möglichkeit über die PKA Pakete zu empfangen, wenn Du nicht zu Hause bist. Hierfür schließt Du mit uns als Betreiber eine Nutzungsvereinbarung ab. Zur Anlage im Online-Verwaltungsportal der PKA sind Dein Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse notwendig. In weiteren Schritten musst Du Deine Daten (zusätzlich: Deine Mobilfunknummer) an Paketdienstleister weitergeben und Abstellgenehmigungen erteilen.

Die Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten erfolgt zum Teil in unserem Auftrag durch Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 4 Nr. 8 DSGVO. Als Auftragsverarbeiter setzen wir im Wesentlichen folgende Partner ein:

Erwin Renz Metallwarenfabrik GmbH & Co KG (nachfolgend „RENZ"), Kirchberg / Murr Renz Service GmbH (nachfolgend „RENZ Service“), Savills Property Management Deutschland GmbH (nachfolgend „Savills“).

Das Online-Verwaltungsportal der PKA wird durch RENZ zur Verfügung gestellt. RENZ verarbeitet im Rahmen dieser Tätigkeiten – sofern nachfolgend nichts abweichendes beschrieben - personenbezogene Daten im Auftrag und für die Zwecke der Trei Real Estate GmbH – Quartillion -, für die Nutzung der PKA.

1) Welche Daten werden verarbeitet?

a) Benutzerkonto im myRENZ-Portal

Für die Nutzung der PKA ist ein Benutzerkonto im myRENZ-Portal notwendig.

Für die Anlage in der Benutzerverwaltung werden Dein Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse benötigt. Nachdem Deine Daten übermittelt wurden, erhältst Du Deine Zugangsdaten zum myRENZ-Portal. Nach dem ersten Login mit Deinem Anmeldenamen und Passwort, musst Du die Nutzungsvereinbarung mit der Trei Real Estate GmbH – Quartillion - als Betreiber akzeptieren.

Im myRENZ-Portal kann unter dem Register „Zugangsdaten“ das Passwort geändert werden. In diesem Register muss unter Festnetz-Telefon eine Nummer einpflegt werden, dies funktioniert ebenfalls mit einer Mobilfunknummer, welche z. B. für SMS-Benachrichtigungen genutzt wird. Hier kannst Du auch die Nutzungsvereinbarung und die Datenschutzerklärung von RENZ bzw. Renz Service einsehen.

Pflichtfelder im Register „Benutzerdaten“ sind unter „Nutzerdaten“ die Felder Vorname, Nachname, Adresse, E-Mail-Adresse und Festnetz-Telefonnummer (bzw. Mobilfunknummer). Freiwillig können bspw. die Felder Anrede oder Komfortzone (Paketfächer auf einer barrierefreien Ebene) gepflegt werden, diese Daten können von Dir jederzeit wieder gelöscht werden.

Um Pakete über DHL und Parcellock (dpd, gls und Hermes) zu empfangen, ist ein Benutzeraccount und die Erteilung einer Abstellgenehmigung bei diesen Anbietern notwendig. Die Einbindung erfolgt über das Register „Logistik“. Hier werden Deine Wohnungsdaten, sofern Du diese angegeben hast, bei Aktivierung des Prozesses an den Logistikdienstleister übermittelt und bei Deaktivierung gelöscht.

Unter dem Register „Historie“ kannst Du die gesamte Historie Deiner Zustellungen bzw. Abholungen einsehen. Hier werden Informationen zum Paketdienstleister und zu den Öffnungsvorgängen des jeweiligen Paketfachs verarbeitet. Zu diesen Informationen gehören insbesondere Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Dauer der Öffnung des Fachs sowie die verwendete Zugriffsberechtigung.

b) Verarbeitungsvorgänge zur Verwaltung

Die genannten Daten werden für die (Fern-) Verwaltung der PKA, die Vergabe und Entzug von Zugangsberechtigungen für die Benutzer, den Status- und Funktionsübersicht der Anlage, die Zuordnung von Briefkästen, myRENZbox Digital-Namensschildern und Digital-Klingeln zum Bewohner, die Service-Meldungen sowie die Aktivierung und Deaktivierung von Logistikprozessen verarbeitet.

c) Anonyme Nutzungsstatistiken

Um die Services auch zukünftig an die Bedürfnisse der Nutzer anpassen zu können und um die problemlose Verwendung der PKA zu ermöglichen, können anonymisierte Nutzungsstatistiken erfasst werden.

Hierzu zählen Statistiken über die Ein- / Ausgehende Lieferungen nach Datum / Uhrzeit, Belegung Paketfach-Größe nach Dienstleister gesamt und Belegung Paketfach-Größe gesamt.

d) Kommunikation mit RENZ und/oder RENZ Service

Des Weiteren verarbeitet RENZ bzw. RENZ Service personenbezogenen Daten, die im Falle individueller Kommunikation (z. B. per E-Mail, Fax, oder über das bereitgestellte Online-Formular) mit RENZ oder RENZ Service über die angegebenen Kontaktmöglichkeiten zur Verfügung gestellt werden, zur Bearbeitung des geschilderten Anliegens. Für diese Daten ist RENZ oder bzw. RENZ Service Verantwortlicher.

2) Zweck und Rechtsgrundlage der Datenerhebung

Die Verarbeitung Deiner Daten erfolgt ausschließlich für die Nutzung und den wirtschaftlichen Betrieb der PKA.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist die Erfüllung des Vertrages bzw. Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), sowie die teilweise für die im Verwaltungsportal im Register „Benutzerdaten“ unter „Nutzerdaten“ optionalen Daten erteilte Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Einwilligung kann jederzeit durch Löschen der Daten für die Zukunft widerrufen werden.

Im Zusammenhang mit der Verarbeitung unter Punkt c) unter Ziffer 1), die durch uns oder in unserem Auftrag erfolgt, ist es unser berechtigtes Interesse, den Nutzern der PKA einen problemlosen Betrieb bzw. Verwendung zu ermöglichen sowie die Wirtschaftlichkeit der Zurverfügungstellung der PKA prüfen zu können (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO). Des Weiteren stellt die effiziente und wirtschaftliche Verwaltung bzw. der Betrieb der PKA ebenfalls ein berechtigtes Interesse für sämtliche Verarbeitungstätigkeiten personenbezogener Daten (u.a. auch durch mit dem Betreiber verbundene Unternehmen) im Zusammenhang mit der PKA dar.

3) Wer bekommt Deine Daten?

Deine personenbezogenen Daten können an folgende Empfänger übermittelt werden:

  • Mitarbeiter des Betreibers sowie mit dem Betreiber verbundene Unternehmen und dessen Mitarbeiter
  • Mitarbeiter von Savills
  • Mitarbeiter von RENZ und/oder RENZ Service
  • Logistikdienstleister und deren Mitarbeiter
  • Dienstleister, Softwareentwicklung, Helpdesk (Auftragsverarbeitung)

Es ist nicht beabsichtigt, Deine Daten an Empfänger in Länder außerhalb der Europäischen Union oder des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum, in denen ohne weiteres nicht von einem Datenschutzniveau ausgegangen werden kann, das dem in der Europäischen Union vergleichbar ist, zu übermitteln.

4) Speicherfristen

Deine Daten werden 14 Tage nach Beendigung der Nutzungsvereinbarung bzw. Deinem Widerruf zur Vereinbarung gelöscht, sofern dem keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen und / oder eine längere Speicherung im Rahmen von Verjährungsvorschriften notwendig ist.

Die Nutzungsvereinbarung beginnt mit Zustimmung und läuft auf unbestimmt Zeit. Nach Beendigung des Mietverhältnisses endet diese Nutzungsvereinbarung automatisch. Sie kann ebenfalls von einer der beiden Parteien während des Mietverhältnisses jeweils mit einer Frist von 2 Wochen zum Monatsende gekündigt werden.

5) Erforderlichkeit der Bereitstellung Deiner personenbezogenen Daten

Du bist weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet, Deine personenbezogenen Daten bereitzustellen. Wenn Du Deine jeweiligen personenbezogenen Daten nicht zur Verfügung stellst, können jedoch die verfügbaren Leistungen der PKA sowie des Portals unter Umständen nicht oder nicht rechtzeitig erbracht werden oder wir sind zur Verweigerung der Leistung berechtigt. Dies kann dazu führen dass Du keine Pakete über die Paketkastenanlage versenden oder empfangen kannst.

6) Deine Rechte bezüglich gespeicherter Daten

Wenn Du Deine Betroffenenrechte, die weiter oben im Allgemeinen Teil dieser Datenschutzerklärung unter „Betroffenenrechte“ dargestellt sind, in Bezug auf die PKA wahrnehmen willst, wende Dich bitte an die weiter oben angegebenen Kontaktdaten der verantwortlichen Stelle.

8. Sonstige Angaben

8.1. Pflicht zur Bereitstellung personenbezogener Daten

Eine Verpflichtung zur Bereitstellung personenbezogener Daten kann sich aus abgeschlossenen oder noch abzuschließenden Verträgen ergeben, soweit dies für den Abschluss oder die Durchführung des Vertrages erforderlich ist. Auch gesetzliche Verpflichtungen können zur Erhebung / Verarbeitung personenbezogener Daten führen. Grundsätzlich ist die Bereitstellung personenbezogener Daten jedoch freiwillig, bitte beachte jedoch, dass wir je nach Einzelfall bestimmte Maßnahmen/Dienstleistungen ohne die Bereitstellung entsprechender Daten nicht durchführen/erbringen können.

8.2. Unsere Grundsätze zur Speicherdauer und Löschung von personenbezogenen Daten

Wir speichern Deine personenbezogenen Daten so lange und in dem Umfang, wie es für die Zwecke der Verarbeitung erforderlich ist, es sei denn, Du hast von einem Dir zustehenden Widerrufs- oder Widerspruchsrecht erfolgreich Gebrauch gemacht. Beispielsweise werden bei Abschluss eines Mietvertrages die Vertragsdaten für die gesamte Dauer des Mietverhältnisses benötigt und daher aufbewahrt. Wenn Deine personenbezogenen Daten nicht mehr für die Bearbeitung benötigt werden, bewahren wir sie nur so lange auf, wie Du oder wir Ansprüche geltend machen können (gesetzliche Verjährungsfrist in der Regel drei Jahre). Zusätzlich bewahren wir Deine personenbezogenen Daten auf, solange und in dem Umfang, wie wir dazu gesetzlich verpflichtet sind. Dies ergibt sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung und dem Geldwäschegesetz. Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten betragen in der Regel zehn Jahre. Werden im Rahmen der Geschäftsanbahnung personenbezogene Daten gespeichert, die nicht den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen, unterziehen wir diese Daten einer regelmäßigen Prüfung in Bezug auf unsere internen Löschregeln.

8.3. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling i.S.d. Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

8.4. Änderungsvorbehalt

Die Trei Real Estate GmbH als Betreiberin der Webseite behält sich das Recht vor, Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen zu verändern, soweit dies, etwa wegen der technischen Entwicklung, erforderlich wird. In diesen Fällen werden wir auch unsere Hinweise zum Datenschutz entsprechend anpassen. Auch Änderungen unserer Dienstleistungen oder rechtliche Entwicklungen können eine Anpassung unserer Datenschutzerklärung erforderlich machen. Bitte beachte daher die jeweils aktuelle Version unserer Datenschutzerklärung.

Stand März 2024